|
Personalmapper opprettes for alle fast ansatte, vikarer, midlertidig tilsatte vikarer, lærlinger, praksiskandidater (studenter), personer i språkpraksis og arbeidspraksis i sak/arkiv-systemet. Arkivsaka blir registrert med "Personalmappe" og etternavn, fornavn og fødselsdato (ddmmåå). Arkivsakene skal graderes med offl. § 13 jf. fvl. § 13 med skjerming av alle opplysninger. Fagansvarlig personal skal legges inn som saksansvarlig, med tilgangsgruppe slik at nærmeste leder, virksomhetsleder, rådmann, ass.rådmann og fagansvarlig lønn også har full tilgang til mappen.
| Dokument
|
I/U/X
|
Saksbehandler
|
Kopimottaker
|
Merknader
|
| Tilsettingskontrakter -fast tilsetting -midlertidig/ tidsbegrensede tilsetting -timelønnsavtaler -lærlingekontrakt
|
I
|
Fagansvarlig personal
|
Nærmeste leder
Fagansvarlig lønn
|
Rådmann er kopimottaker hvis tilsetting gjelder rådmannens nærmeste ledergruppe
|
| Stillingsbeskrivelser, lederavtaler
|
X
|
Fagansvarlig personal
|
Nærmeste leder
|
|
| Søknader om permisjon over 1 mnd.
|
I
|
Nærmeste leder
|
Kommunalsjef/(rådmann)Fagansvarlig lønn Fagansvarlig personal
|
Registreres ikke i personalmappe før permisjon er avgjort.
|
| Brev fra KLP/SPK (pensjon)
|
I
|
Fagansvarlig lønn
|
Fagansvarlig personal
Nærmeste leder
|
|
| Søknad om stipend, søknad om redusert stilling
|
I
|
Nærmeste leder
|
Kommunalsjef/(rådmann)Fagansvarlig personal
|
|
| Referat fra møter med ansatte
|
X
|
Fagansvarlig personal
|
Nærmeste leder
|
|
| Avtaler om flyttegodtgjørelse m/bindingstid
|
X
|
Fagansvarlig personal
|
Kommunalsjef/(rådmann)Nærmeste leder Fagansvarlig lønn
|
|
| Avtale om stipend m/ bindingstid
|
X
|
Fagansvarlig personal
|
Kommunalsjef/(rådmann)Nærmeste leder Fagansvarlig lønn
|
|
| Taushetserklæring
|
X
|
Fagansvarlig personal
|
Nærmeste leder
|
|
| Egenerklæring om bruk av informasjonssystemer
|
X
|
Fagansvarlig personal
|
Nærmeste leder
|
|
| Vitnemål/attester/kursbevis/sertifikater osv.
|
X
|
Fagansvarlig personal
|
Nærmeste leder
Fagansvarlig lønn
|
|
| Oppfølgingsplan. Dialogmøte 1. Avtale om tilpasset arbeid. Rapport etter arbeidsevnevurdering.
|
X
|
Nærmeste leder
|
Fagansvarlig personal
|
|
| Dialogmøte 2 og 3 med NAV
|
I/U
|
Fagansvarlig personal
|
Nærmeste leder Kommunalsjef
|
|
| Tilskudd (lønn, reise, tilrettelegging eller annet) fra NAV. Annen korrespondanse med NAV
|
I/U
|
Nærmeste leder
|
Kommunalsjef
Fagansvarlig lønn
Fagansvarlig personal
|
|
| Brev fra leder vedrørende endringer i lønn, tjenesteforhold for den ansatte.
|
X
|
Nærmeste leder
|
Fagansvarlig lønn
|
|
| Oppsigelser – ansatte sier opp
|
I
|
Fagansvarlig personal
|
Nærmeste leder
Kommunalsjef
|
|
| Autorisasjonstildeling IKT
|
X
|
Fagansvarlig personal
|
Nærmeste leder
|
Skriv "avsluttet" i teksten ved opphørsskjema
|
| Tjenestebevis
|
U
|
Fagansvarlig personal
|
|
|
| Erkjentlighetsgaver/Hederstegn
|
U
|
Fagansvarlig personal
|
|
|
| AKAN-tiltak
|
X
|
Nærmeste leder
|
|
|
| Lønnsplassering, - opprykk, godtgjøring og ansiennitet,
|
X
|
Fagansvarlig lønn
|
Fagansvarlig personal
|
|
| Endring av lønn, stillingskode, lokale forhandlinger og lignende
|
I/U
|
Fagansvarlig lønn
|
Fagansvarlig personal
|
|
| Avtale om telefongodtgjøring
|
I
|
Nærmeste leder
|
Fagansvarlig lønn
|
|
| Avtaler av personalmessig art f.eks; seniorpolitisk avtale, særavtaler (f.eks. hjemmekontor, PC, avis, internett) mv.
|
I
|
Nærmeste leder
|
Fagansvarlig personal
|
|
| Disiplinærtiltak
|
U
|
Nærmeste leder
|
Kommunalsjef/ (rådmann) Fagansvarlig personal
|
|
| Skriftlig advarsel
|
U
|
Nærmeste leder
|
Kommunalsjef/(rådmann)Fagansvarlig personal
|
|
| Alle dokumenter i forbindelse med oppsigelse
|
I/U
|
Fagansvarlig personal
|
Nærmeste leder
|
|
| Div. korrespondanse til og fra den ansatte som vedkommer arbeidsforholdet
|
I/U
|
Nærmeste leder
|
Fagansvarlig personal
|
|
Bekreftelse på mottatt politiattest noteres som merknad på SAK, selve politiattesten makuleres eller returneres til den ansatte. Politiattester for barnevernansatte oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen eller oppdraget. Søknader og annen dokumentasjon, på fastlagt skjema, som korte velferdspermisjoner (under 1 mnd), reiseregninger, timelister, avvikling av ferie, overføring av ferie, fleksitidsskjema, egen- og sykemeldinger m.m. oppbevares i egne permer i henhold til bokføringsloven i 10 år. (Bokføringsloven er fra 01.01.2015 endret slik at oppbevaringstiden nå i hovedsak er 5 år. En rekke andre lover har imidlertid krav om 10 års oppbevaring, og vi velger å bevare i 10 år.) Utlån Personalmapper skal ikke lånes ut i sin helhet. Kun dokument som det er tjenestelig behov for kan lånes ut. Eventuelt kan kopi av dokumentene leveres ut (Jfr. forvaltningslova §13). Innsyn Ansatte kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (innsynsretten gjelder ikke interne dokument), men de kan ikke kreve personalmappen utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansatte og har fullmakt fra denne. (Jfr. personopplysningsloven § 18 og forvaltningsloven § 18-21). Alle har rett til å vite kva slags type opplysninger som er tatt inn i personregisteret i følge personopplysningsloven § 18. Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokument knyttet til ei konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper. Henvisning til hjemmel når rett til offentlig innsyn ikke gjelder: I tilfelle det kreves offentlig innsyn henviser man til rett paragraf i offentlighetsloven med tilhørende avgjørelse. Bevaring/kassasjon Alle personalmapper skal bevares. Bortsetting Mapper på sluttet personale skilles fra og settes bort til fjernarkivet når det tas ordinær periodisering. Bortsetting skal utføres etter retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon. Personalmappene avsluttes når den ansatte slutter. Personalmappene legges alfabetisk i arkivbokser. Arkivboksene skal merkes med kommunenavn, "Personalmapper på ansatte sluttet i perioden xxxx-xxxx". Det skal føres liste over samtlige arkivstykker og materialet skal overføres til kommunen sitt bortsettingsarkiv etter avtale med arkivansvarlig. Overføringa skal dokumenteres i kommunens sak/arkiv-system. |
