PLANEN ER VEDTATT AV RÅDMANNEN 17. MARS 2015 IHHT DELEGASJONSREGLEMENTET (vedtatt av Kommunestyret 18.12.2014) PKT 11.2.
Arkivplanen gir bindende retningslinjer for håndtering av all informasjon og dokumentasjon i Gildeskål kommune.
Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.
Arkivplanen skal sikre at Gildeskål kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6:
"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."
Fra medio mai 2015 innfører Gildeskål kommune fullelektronisk saksbehandling for dokumenter som blir registrert i saksbehanderprogrammet ePhorte.
Hovedformålet
Hovedformålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i Gildeskål kommune. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.
I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggerne og for kommunen som rettslig organ og virksomhet.
Sekundært formål
Det sekundære formålet er å tilgjengeliggjøre informasjonen om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som informasjon til innbyggerne og som kunnskapsbase for saksbehandlerne.
Målsettinger
a) Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.
b) Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens edb-baserte sak-/arkivsystem. Materiale som ikke er arkivverdig, men inneholder viktig informasjon skal plasseres i kontorbibliotek-/reoler og være lett tilgjengelig.
c) Arkivet skal være godt registrert og sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.
d) Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid.
Gildeskål kommune vil til enhver tid holde en arkivplan tilpasset kommunens organisasjon for å nå disse målsettingene.
