Gildeskål kommune har et felles sak-/arkivsystem ESA for saksbehandling i alle enheter.  Fra medio mai 2015 avsluttes ESA og kommunen tar i bruk ePhorte.

For annen saksbehandling benyttes fagsystemer og databaser til å holde orden på informasjon om kommunens virksomhet, publikumsforvaltning og tjenester. Slik informasjon er tilgjengelig ved henvendelse til registeransvarlige eller arkivtjenesten, evt. depotinstitusjonen for opplysninger som ligger i avleverte system, databaser og registre.

De elektroniske systemene kan deles inn i to hovedgrupper:

• Sak-/arkivsystem
• Fagsystem

Sak-/arkivsystem er system hvor en journalfører dokumenter som lagres i saksmapper i saksarkiv og andre arkivdeler som personalsaker, bygge- og delingssaker, og/eller utvalgssaker. Eksempel på slike system er: Doculive, Kontor 2000, Forum Winsak, ePhorte, Acos WebSak m.fl.

Med fagsystem mener vi spesialiserte fagsystem som kommunen har kjøpt eller laget selv, og som ligger utenfor sak-/arkivsystemet. Slike fagsystem kan være; klientbaser , forenings- og lagsregister, lønningssystemer eller registre som tidligere inneholdt opplysninger som ble ført i protokoller eller kartotek. Legekontor, skoler og barnehager har også egne fagsystem. Eksempel på fagsystemer er: Visma, Gerica, KomTek.

Vi skiller også her mellom "fagsystem" og "databaser og registre". Sistnevnte er mindre registre som ikke inngår i et større system som kan kjøpes på markedet, men som gjerne er selvutviklet i egen organisasjon.

Oversikt over de aktive og de avsluttede systemene ligger i mappen "Oversikt fagsystemer i Gildeskål kommune".

Informasjonen i fagsystem skal bevaringsvurderes i forbindelse med bytte/avslutning av system. Dette fordi fagsystem kan inneholde bevaringsverdig informasjon (f.eks.saksbehandlingsmerknader av stor betydning) som ikke kommer med på papirutskrifter.