Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter

Arkivleder/Servicekontoret søker daglig opp nye saker med status R og journalposter med status S, F og E, og kontrollerer at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode.
Servicekontoret søker daglig opp journalposter med status M og sørger for å få dem ferdigstilt.

Kontroll av skanning

Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning legges dokumentene i egen sak etter dato.

Kontroll av konvertering

Arkivleder/Servicekontoret må ukentlig kontrollere at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket. Dette gjøres ved å søke på journalposter med status J for eldre dokumenttyper og kontrollere ikonet foran dokumentet. Ved feil varsles Arkivleder.

Kontroll av offentlig journal

Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser: Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes. Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter og korrekturleser postjournalen før og etter publisering.