Arkivforskriften fastsetter i § 2-6 plikt til å føre journal. I journalen føres all sakspost, også den som er unntatt offentlighet. Journalen skal kun være tilgjengelig for autoriserte brukere.

For at all sakspost skal fanges opp i journalen er det vesentlig at saksbehandling ikke foregår via tekstbehandlingsprogrammer eller e-post. All saksbehandling skal foregå enten i sak-/arkivsystemet eller i fagsystemer. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig i arkivet.

Mottak og fordeling av post

Posten hentes av postbudet og leveres til Servicekontoret. Posten sorteres av Servicekontoret. Personlig post leveres til rette vedkommende, siste avsnitt. Aviser, tidsskrifter, reklamemateriell, andre trykksaker og dokumenter som er uten betydning for saksbehandlingen leveres direkte ut til avdelingene. Post som kommer til de andre enhetene/avdelingene og som skal journalføres i sak/arkiv-systemet videresendes Servicekontoret snarest.

Post som gjelder fagsystemer

Post som adresseres til kommunale virksomheter innenfor lukkede systemer (klientforhold) sendes uåpnet til aktuelle enheter for åpning og registrering. Hvis posten feilaktig åpnes av Servicekontoret, legges den tilbake i konvolutten. Konvolutten dateres, heftes igjen og signeres av den som åpnet posten og brevet sendes umiddelbart til enhet.

Hver enkelt avdeling har selv ansvar for sine saks-/klientarkiv. Det skal foreligge rutinebeskrivelser for disse på hver enkelt enhet.

Åpning/stempling av post

Posten åpnes og følgende kontrolleres:

• At alt er tatt ut av konvolutten
• At angitte vedlegg er med, hvis ikke kontaktes avsender straks
• Konvolutter merket ”anbud” skal ikke åpnes. Konvoluttene skal stemples, dateres med tidspunkt og signeres før de leveres direkte til aktuell saksbehandler. Anbud leveres til Servicekontoret for registrering etter at det har vært åpning.
• Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede.

Posten sorteres i følgende grupper;

• Arkivverdig post som skal journalføres
• Rundskriv som skal besvares (krever handling) fra kommunes side skal registreres som inngående dokument knyttet til en arkivsak.
• Fakturaer/regninger leveres til Økonomiavdelingen
• Lønnsbilag leveres til Lønn- og personalavdelingen

All post som er arkivverdig skal stemples med rødt stempel som har plass for å skrive inn disse opplysningene:

• Arkivsaknummer +journalpostnummer
• Avdeling
• Saksbehandler
• Dato for mottak
• Arkivkode (emnekode eller objektkode)
• Kassasjon

Saker/dokumenter med tidsfrister

For saker/dokumenter med tidsfrist (f.eks. søknader) er det Servicekontorets ansvar å registrere postens stemplingsdato eller mottaksdato for de aktuelle dokumentene.

Post levert direkte til saksbehandler eller til feil saksbehandler

Dersom arkivverdig post leveres direkte til saksbehandler leverer saksbehandler denne posten snarest mulig til Servicekontoret for registrering, før saksbehandling starter.

Post som er journalført på feil saksbehandler; gi beskjed til Servicekontoret snarest.

Telefaks, e-post, kopier av brev

Telefaks og e-post skal registreres hvis den har verdi som dokumentasjon på saksbehandlingen. Hvis originaldokumentet blir ettersendt pr. post, skal dette ha samme dokumentnummer som den tidligere registrerte faksen/eposten.

Det er ett felles e-postmottak Gildeskål kommune beregnet på all mottak av e-post. Postmottaket har adresse postmottak@gildeskal.kommune.no. Servicekontoret er ansvarlig for å betjene mottaket. Mottaket sjekkes for post minimum 2 ganger daglig.

I de tilfeller Gildeskål kommune får tilsendt kopier av brev, skal disse føres dersom de har betydning for saken.

Fordeling av post

All post som skal journalføres legges i egen mappe og fordeles av de ansatte på Servicekontoret.

Dersom det er tvil om hvem som er saksbehandler kan aktuell leder for virksomhet/enhet spørres evt. at dokumentet journalføres på vedkommende leder.

Følgende skal fylles ut:

• Saksbehandler
• Dersom arkivsaksnummer er kjent skal det påføres. Dersom postfordeler vet at det finnes en arkivsak, skal det skrives en ”x” øverst i høyre hjørne av stempelet.
• Offentlighetsvurdering.  Det skal påføres stempel og lovhjemmel dersom dokumentet er unntatt offentlighet.
• Evt. saksart (plan, bygg, deling)

Det er leder og saksbehandlers ansvar at all arkivverdig post blir levert til Servicekontoret for journalføring så snart som mulig.

Registrering i sak/arkiv-system

Servicekontoret har ansvaret for at inngående post blir ført så raskt som mulig.

All arkivverdig post skal registreres i sak/arkiv-system. Alle dokumenter knyttes til en arkivsak. Av tittelen på arkivsaken skal det fremgå hva saken gjelder. Dokumentet registreres med de samme opplysningene som finnes i stemplet. I tillegg skal følgende opplysninger knyttes til dokumentet

• Avsenders dato
• Avsenders navn og adresse
• En tittel på dokumentet for å identifisere hva det gjelder. Har dokumentet en overskrift kan denne benyttes som tittel på dokumentet.

ESA godtar at det er ulike saksbehandlere på dokumenter som tilhører samme sak.

E-post registrering

Ved arkivering av en e-post melding må følgene funksjoner være gjennomført:

• Søk opp korrekt sak evt. opprett sak
• Påfør gradering dersom det er aktuelt
• Angi om alle vedleggene skal være med
• Påfør korrekt saksbehandler

Saksbehandler har ansvar for å registrere arkivverdige eposter. Slike journalføringer skal godkjennes av arkivar i ettertid.

Post som unntas offentligheten

Hovedansvaret for offentlighetsvurdering og gradering av saker og dokumenter ligger hos saksbehandler. Arkivtjenesten kommer med forslag til graderingskode. Saksbehandler vurderer forslaget og eventuelt endrer til riktig kode.

Hovedregelen for unntak fra offentlighet finnes i offentleglovas §3: "Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje  innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ".

Alle unntak av saker, dokumenter eller opplysninger fra offentlighet skal hjemles i lov.

Saksbehandler er ansvarlig for å sette seg inn i relevant lovverk for sitt fagområde. Lovene finner du på Lovdata. Kontakt gjerne arkivtjenesten for veiledning.

Post unntatt offentlighet stemples med eget stempel merket unntatt offentligheten. Hjemmel for unntak påføres. Dette gjelder det fysiske dokumentet.

Elektroniske versjoner av inngående dokumenter, interne notat eller utgående brev vurderes i henhold til unntak fra offentligheten. Ved opprettelse av interne notat og utgående brev/dokumenter er det saksbehandlers oppgave å sette gradering på dokumentet.

Dette er meget viktig for å forhindre at personopplysninger eller andre sensitive opplysninger kommer ut på den offentlige postlisten eller blir tilgjengelig for andre brukere av sak/arkiv-system.

Dersom Servicekontoret er usikker på om inngående dokument er offentlig påføres en sperrefunksjon ”XX” ved journalføring. Dette for å sikre at opplysninger i en journalpost ikke skal komme ut inntil den er vurdert av leder/saksbehandler i henhold til offentlegloven. Saksbehandler må snarest etter mottak sette inn korrekt gradering.

Dokumenter som er unntatt offentlighet skal alltid oppbevares på en forsvarlig måte, jfr. Forvaltningsloven, andre særlover og informasjonssikkerhetsinstruksen.

Skanning av post

Hovedregelen er at all inngående post som ikke er større enn A3, er arkivverdig og som skal saksbehandles registreres og skannes som inngående dokument i sak/arkiv-systemet. Arkivverdige vedlegg skannes også.

Kartformater, tegninger eller lignende som er større enn A3 skannes ikke. Det kan dog vurderes om kartutsnitt skal skannes. I tilfelle kart forminskes skal det legges merknad om det på journalposten.

Når skanning er gjennomført skal arkivtjenesten sjekke at scanningen er vellykket og at korrekt dokument er knyttet opp til sin journalpost.

Privat adressert post

Post adressert direkte til privatpersoner sorteres ut og leveres adressat uåpnet, med mindre annet er skriftlig avtalt. Post adressert med tittel eller kommunens navn først (v/NN), er å betrakte som post til kommunen og skal åpnes og registreres av Servicekontoret.